Controle de despesas com cartões corporativos na UFPR segue critérios rigorosos

Administrados pelo Banco do Brasil, com a Bandeira Visa, os cartões corporativos da Universidade Federal do Paraná são utilizados pelos servidores para o pagamento de “despesas miúdas” no valor de até R$ 8 mil (limite para despesa com dispensa de licitação art. 24 item II da Lei n° 8666/93). Podem ser concedidos a qualquer servidor público federal – exceto àquele que tem sob sua guarda bens públicos ou recursos financeiros. Podem ser utilizados para o pagamento de tudo aquilo que não é passível de licitação, empenhamento a fornecedores e que sejam imprescindíveis para o bom andamento do trabalho. Vieram em substituição às chamadas “contas Tipo B”, que eram abertas em nome do servidor para depósitos e saques em dinheiro com o mesmo fim dos cartões.

COMO É NA UFPR – Na Universidade Federal do Paraná todas as despesas feitas com os cartões corporativos são rigorosamente controladas, não apenas depois, mas mesmo antes de efetuadas. Para usar o cartão – seja com saque ou pagamento como crédito – o servidor: professor ou técnico administrativo precisa abrir um processo (na sua unidade de atuação) solicitando o recurso e justificando, antecipadamente, o seu gasto. Uma vez concedido (após trâmite na unidade local e posteriormente na PROPLAN), o dinheiro fica em conta durante 30 dias. Se não for utilizado recebe baixa e volta para o orçamento da UFPR. Se for utilizado deve ser justificado com notas fiscais descriminadas e a fatura – em processos que depois são auditados pelos controles interno da UFPR e externo (CGU).

“O suprimento de fundo – como é conhecido esse pagamento sem licitação – é uma forma que sempre existiu”, comenta Júlio Cezar Martins, diretor da Contabilidade Geral da UFPR. “Tanto é que a lei que cria normas gerais de direito financeiro para elaboração, execução e controle dos orçamentos da União, Estado e Municípios é de 1964. No início, se abria um processo em nome do servidor e ele recebia um cheque que descontava no banco. Depois veio a conta Tipo B – e, recentemente, o cartão corporativo. Por qualquer um dos meios, o servidor precisará dizer se o dinheiro é para um fim específico ou para compras diversas de acordo com as necessidades do setor no qual ele trabalhe. As despesas podem ser tanto com materiais – desde que eles já não estejam disponíveis no almoxarifado da universidade – quanto para pagamento de serviços de pessoas físicas ou jurídicas, desde que também não disponíveis na instituição. O servidor tem 30 dias para gastar e dez para comprovar. Ele pode ter até dois processos ao mesmo tempo. Mas para receber um terceiro recurso, precisa antes fechar e comprovar um dos dois anteriores. Sem a prestação correta das contas, ele não recebe nenhum outro suprimento de fundos.”

O diretor explica que o dinheiro recebido para uma despesa específica só pode ser gasto por ela. Não pode ser aplicado em mais nada. Se for determinado para pequenas despesas, só pode ser gasto em coisas que não estejam disponíveis na universidade. “Se havia no almoxarifado e ele comprou fora – terá de devolver o dinheiro ou justificar a despesa. O que pode acontecer é que o almoxarifado pode não ter a quantia necessária, por exemplo, e ele mesmo irá fazer uma justificativa autorizando o servidor a fazer a compra. Tudo tem de ter nota fiscal e recibo em nome da UFPR, que é conferido pelo DCF – Departamento de Contabilidade e Finanças da UFPR.”

AULAS DE CAMPO – O maior volume em despesas nos cartões corporativos da UFPR é registrado com as aulas de campo de alguns dos setores. O dinheiro – seja recebido através de saque ou pagamento como cartão de crédito – serve para o pagamento de hospedagem, alimentação, combustível, possíveis consertos de veículos e pagamentos de pedágios. Todas as despesas são relativas à manutenção dos alunos fora da cidade de origem, uma vez que os professores e técnicos administrativos, como funcionários públicos, recebem diárias específicas para as suas próprias despesas.

“As aulas de campo acontecem, na maioria das vezes, em locais de difícil acesso, sem muitos recursos e onde é necessário ter dinheiro para pagar as pequenas despesas, porque muitos dos estabelecimentos não têm máquinas de cartões”, esclarece o diretor do DCF. “Por isso o volume de saques parece tão grande. Normalmente os professores viajam com grandes grupos de alunos – 20 ou 30 – cuidando de toda a segurança na estada deles. Se o suprimento foi pego para despesas com aulas de campo em Palotina, por exemplo, só pode ser gasto naquela cidade. Até isso, a procedência das notas e recibos nós conferimos antes de concluir todo o processo. Pela lei do governo, as notas de despesas miúdas com cartões não podem ultrapassar os R$ 800,00. Nós, na UFPR, estabelecemos um limite ainda menor, de R$ 400,00. Se o servidor gastou mais do que deveria excedendo o suprimento de fundo solicitado ele não irá receber ressarcimento. Se ele gastou menos, precisa devolver o que sobrou à Universidade. A prestação de contas se faz dando baixa contabilmente do processo é feita pelo DCF através do SIAFI – Sistema de Administração Financeira do Governo Federal.”

DE ONDE VEM O DINHEIRO – Todos os anos, a Universidade recebe um orçamento – assim como acontece com qualquer outro órgão público – avalizado pelo Governo Federal. Esses recursos são rateados entre as pró-reitorias, setores e outras unidades da UFPR. O dinheiro dos suprimentos de fundos sai do orçamento de cada unidade. As pró-reitorias e setores têm seus próprios ordenadores de despesas. São eles que determinam a distribuição dos suprimentos de fundos, repassando as demandas para o DCF que libera ou não o pagamento depois de analisar os processos e justificativas.

O DCF possui uma listagem com todos os servidores que têm cartões e faz o controle diariamente. Se ele não “alimentar” a conta do cartão, o servidor não consegue sacar e nem utilizar o cartão. Toda vez que um saque é feito, a contabilidade é informada automaticamente pelo sistema. “Começamos a usar o cartão em 2006 e desde então não ocorreu nenhum tipo de problema, seja com relação aos saques, ou com as faturas. As contas de 2007 serão auditadas em abril. Todos os processos ficam à disposição dos controles interno e externo para averiguação”, finaliza Júlio Cezar Martins.

SOBRE OS CARTÕES CORPORATIVOS – Existentes não apenas no Brasil, mas em países de administração avançada como Austrália e Nova Zelândia, os chamados cartões corporativos foram disseminados como uma forma de manter o controle de gastos cotidianos dos funcionários do sistema público. Entenda-se por gastos cotidianos aquelas pequenas e necessárias despesas para o funcionamento do governo e/ou instituições a ele ligadas – como as universidades federais – evitando a burocracia e ajudando na fiscalização. A idéia é a de que inspecionar cartões é muito mais simples do que conferir milhares de notas fiscais que o servidor público sempre teve de apresentar para
comprovar suas despesas nos métodos tradicionais.

No Brasil, os gastos com os cartões são colocados no Portal da Transparência (www.portaldatransparencia.gov.br), criado pela Presidência da República para divulgar todos os recursos federais transferidos da União para os Estados, municípios e o Distrito Federal. Vale ressaltar que na UFPR nenhum servidor da área administrativa possui cartão corporativo.

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