Mudança de ano base no SIGA

Às coordenações e secretarias dos PPGs,

Com o encerramento do ano de 2023 é importante reforçar a necessidade de uniformização dos procedimentos para registro de atividades na plataforma SIGA. Essa uniformização é essencial para melhorar a gestão de informações dos nossos programas de pós-graduação stricto sensu.

Todas as informações críticas referentes ao exercício anterior devem ser registradas no sistema antes que ocorra o encerramento do ano base atual (2023) e início do novo (2024). Por isso, pedimos especial atenção aos procedimentos requeridos previamente à solicitação da troca de ano base.

MUDANÇA DE ANO BASE NO SIGA: ENCERRAMENTO DE 2023

CALENDÁRIO PARA MUDANÇA DO ANO BASE

Não há um calendário fixo para efetuar a mudança de ano base; cada programa devese organizar e solicitar a mudança de ano base. Todavia, nenhum evento referente ao novo ano (processos seletivos, matrículas, etc.) poderá ser realizado se o ano base anterior não tiver sido encerrado. 

Além disso, grande parte das atividades relativas ao ano anterior não poderá ser alterada a partir do ato de encerramento do ano corrente – portanto, especial atenção aos registros é necessária antes de solicitar a mudança de ano base. 

PROCEDIMENTOS PARA MUDANÇA DE ANO BASE NO SISTEMA SIGA

Em linhas gerais, trocar de ano base significa “fechar” o sistema para aquele ano. Antes de efetuar a troca do ano base é preciso que todas as informações de atividades que tenham ocorrido em 2023 sejam registradas na plataforma SIGA, pois, salvo poucas exceções, a incorporação de novos dados não poderá ser realizada posteriormente. 

Para encerrar o ano base atual (2023) e iniciar o novo (2024) é preciso abrir uma solicitação no Sistema de Chamados UFPR. Mas antes de abrir o chamado para o fechamento do ano base, é imprescindível que o programa ajuste e confira todas as informações inseridas no sistema. 

As informações que podem ser inseridas após a troca de ano base referem-se exclusivamente àquelas que já tenham tido sua origem registrada no exercício do ano corrente de 2023, ou seja, é apenas a atualização de informações já registradas – como, por exemplo, a colocação de conceitos/notas em disciplinas já cursadas.  

As demais informações (como oferta de turmas de disciplinas, matrículas, cancelamentos, registros de início e término de projetos e suas atualizações de conteúdo, etc.), credenciamento de novos docentes ou mudança de categoria de docente (permanente, colaborador, visitante), bem como o descredenciamento de docentes somente poderão ser inseridas ou alteradas antes da mudança de ano base. Logo, recomenda-se novamente atenção a estes registros antes de solicitar a mudança. 

NOTIFICAÇÕES E PENDÊNCIAS DO SIGA

Após o login no Siga, na área de trabalho há um campo chamado “Notificações/Pendências“, que apresenta certas situações que requerem atenção do PPG, e alguma delas devem ser resolvidas antes da mudança de ano base – como os discentes que defenderam mas não foram titulados:

PRINCIPAIS PONTOS DE AJUSTE ANTES DA MUDANÇA DE ANO BASE

A seguir estão relacionados alguns tópicos que devem ser conferidos antes do  fechamento do ano base corrente (2023) e que merecem destaque: 

1) Discentes 

  1. Defesas realizadas: após a mudança do ano base, é possível apenas instruir a pós-defesa (no que se refere aos documentos pertinentes). É muito importante que, ao final do exercício, o aluno que defendeu sua dissertação ou tese ao longo de 2023 apareça no sistema como “titulado”. 
  1. Desligamentos, desistências e trancamentos: os alunos que foram desligados, que desistiram ou que trancaram matrícula no curso em 2023 deverão ser declarados antes do fechamento do ano base. O cruzamento com os dados da plataforma SUCUPIRA não poderá revelar discrepâncias entre as informações prestadas à CAPES e as de gerenciamento da UFPR. 
  1. O cancelamento de matrícula em disciplina é de responsabilidade do discente e somente poderá ocorrer durante a primeira metade da programação da disciplina e tais solicitações devem ser efetuadas de acordo com a Resolução 32/17-CEPE. A solicitação extemporânea de cancelamento de matrícula em disciplina não será atendida, nos termos da Resolução 32/17-CEPE, Art. 27, Parágrafo único: “O pedido de cancelamento de matrícula em disciplina é de responsabilidade do discente e será efetuado na plataforma de gestão acadêmica da pós-graduação da UFPR da PRPPG”. 

2) Docentes 

  1. Atualização do corpo docente: credenciamento, descredenciamento e mudanças de categoria também deverão ser registrados antes do fechamento do ano corrente. Após esse período não será possível efetuar mudança de vínculo do corpo docente. 

3) Disciplinas

  1. É obrigatório registrar a oferta de todas as turmas em todos os períodos e seus respectivos alunos matriculados, todos os cancelamentos, etc. Atenção aos alunos que estejam com status solicitado/solicitado com ciência do orientador, pois não será possível lançar suas notas, pois para isso devem estar com status matriculado.
  1. As disciplinas encerradas no segundo semestre poderão, quando necessário, ter suas notas/conceitos registradas em 2024; todavia, inserções/exclusões de alunos não serão possíveis (ou seja, apenas serão permitidos os registros de frequência e conceitos). 
  1. Caso algum aluno tenha tido sua matrícula cancelada na turma ou o nome do aluno não conste como matriculado na turma, estes acertos e registros devem ser providenciados ainda no ano base de 2023. Não será possível a alteração, inclusão ou exclusão de matrícula de alunos em disciplinas em 2024 para turmas que tenham ocorrido em 2023. 

4) Projetos de Pesquisa

  1. Atualizar o cadastro de projetos de pesquisa antes do encerramento do ano corrente. Verificar todas as abas do cadastro. 
  1. Inserção de novos projetos e encerramento de projetos de pesquisa iniciados no exercício de 2023 também são obrigatórios antes da mudança de ano base.  

*Atenção! Somente após certificar-se de que todas as informações do ano corrente foram corretamente registradas é que o programa deverá abrir chamado solicitando a troca do ano base no SIGA.*