Prograd desenvolve relatório e apresenta novas funcionalidades do Programa de Orientação Acadêmica
Durante as ações de suporte voltadas aos Programas de Orientação Acadêmica (POA) dos cursos de graduação, a Coordenadoria de Políticas de Ensino de Graduação (Copeg) da Pró-Reitoria de Graduação e Educação Profissional (Prograd) da Universidade Federal do Paraná tem considerado as dificuldades que os coordenadores enfrentam para oferecer um acompanhamento mais próximo e personalizado aos estudantes dos seus cursos.
Para facilitar a identificação dos estudantes que mais necessitam da tutoria acadêmica, a Copeg, em parceria com a Coordenadoria de Sistemas de Informação para a Gestão Acadêmica (Cosis) e a Agência de Tecnologia da Informação e Comunicação
(Agtic), desenvolveu o Relatório Dinâmico – Programa de Orientação Acadêmica, que já pode ser acessado na aba “Relatórios”, do Sistema Integrado de Gestão Acadêmica (Siga).
Ao acessar esse relatório, os coordenadores encontrarão, além dos dados gerais de cada estudante, informações específicas sobre a situação no curso. Há informações como a porcentagem de carga horária já integralizada; se já ocorreu a ultrapassagem do tempo recomendado para integralização; número de reprovações ocorridas no semestre anterior; número de reprovações em disciplinas obrigatórias ao longo do curso; recorrência de reprovação em uma mesma disciplina e ocorrência de reprovação por frequência no semestre anterior. Filtros também podem ser aplicados para refinar a busca.
Trazendo as informações sistematizadas, o relatório localiza os estudantes que se encaixam nos critérios definidos como prioritários para a participação no programa de tutoria, dispensando o trabalho de procurar e verificar os estudantes individualmente no sistema.
Conforme a Res 95-A/15-CEPE, todos os cursos de graduação e educação profissional devem ter Programa de Orientação Acadêmica ativo, e seu regulamento deve constar anexo ao Projeto Pedagógico de Curso (PPC).
Dúvidas sobre a elaboração, implantação e manutenção do POA podem ser encaminhadas através do e-mail/ Teams: poa.prograd@ufpr.br.
Novas funcionalidades para o Programa de Orientação Acadêmica
Pensando na guarda e manutenção dos registros sigilosos produzidos no Programa de Orientação Acadêmica (POA), a Copeg, em parceria com a Coordenadoria de Governança e Riscos (CGR), disponibilizou no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) a opção de processo sigiloso para registro individual dos acompanhamentos realizados pelos tutores do POA.
Para utilizar o processo sigiloso, basta iniciar no SEI o processo chamado “Programa de Orientação Acadêmica (POA) – Registro Individual de Tutoria”, preencher a tela com as informações solicitadas e marcar a opção de nível de acesso sigiloso.
Após aberto, o tutor pode carregar os documentos referentes ao acompanhamento do estudante para a árvore do processo. Se desejar, pode utilizar o documento “Registro Individual de Orientação Acadêmica”, elaborado pela Copeg, e que também está padronizado como documento no SEI sob o nome de “PROGRAD POA: Registro Individual de OA”. Esse documento deve ter acesso restrito, com base legal na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
O processo sigiloso não pode ser tramitado, servindo somente para registro e guarda das informações produzidas ao longo do acompanhamento dos estudantes. Esse processo também não fica visível para os demais usuários da caixa do SEI, sendo necessária a aplicação de senha para acessá-lo.
Os estudantes, ou seus representantes legais, têm direito a consultar as informações de registro referentes ao seu acompanhamento. Para que os estudantes, ou responsáveis, possam acessar os processos sigilosos, é preciso que os tutores abram um processo exclusivo para cada estudante acompanhado e concedam a eles credencial de acesso até a data prevista para integralização do curso.
Para conceder credencial de acesso:
(1) O processo deve estar aberto e selecionado
(2) Clicar em Gerenciar Disponibilizações de Acesso Externo
(3) Preencher a tela de acordo com as informações solicitadas
Obs: Não habilitar a opção “permitir inclusão de documentos” (não está ativa na UFPR).
A Copeg recomenda que todos os cursos adotem o processo sigiloso para registro das orientações individuais do POA, pois, além de oferecer um ambiente seguro para a guarda das informações, o SEI conta com suporte institucional, caso necessário.
Outros documentos do POA que estão padronizados no SEI
Também está padronizado no SEI o documento “Relatório Semestral das Atividades do POA”, que pode ser adotado pelos tutores para relatar as atividades de tutoria realizadas ao longo do semestre às instâncias gerenciais do Programa. Os tutores localizarão o documento sob o nome de “PROGRAD POA: Relatório Semestral das Atividades”.
Ao incluir o Relatório semestral em um processo, deve-se optar pelo modo restrito, com base legal na LGPD. Ainda que restrito, o documento não deve conter informações sobre a intimidade dos estudantes para que possa ser compartilhado com a Comissão de Orientação Acadêmica, Coordenação, ou Colegiado dos cursos.
Destaca-se que, para atendimento das determinações da LGPD, tutores e estudantes maiores de 18 anos que são acompanhados no POA precisam assinar, respectivamente, o “Termo de Confidencialidade e Sigilo”e o “Termo de Aceite e Sigilo”. Ambos os documentos estão padronizados no SEI desde o ano passado.
A partir de dezembro de 2023, coordenações de curso e tutores acadêmicos contam também com a padronização do “Termo de Ciência e Autorização”, que deve ser assinado pelos pais, ou responsáveis, de estudantes menores de 18 anos, quando acompanhados no POA. Nesses casos, é preciso fazer a habilitação no módulo do SEI destinado a usuários externos, através do link: https://sei.ufpr.br/sei/web/controlador_externo.php?acao=usuario_externo_logar&id_orgao_acesso_externo=0 . Após o cadastro, serão enviadas orientações por e-mail.
Dúvidas sobre concessão do acesso externo e assinaturas no SEI, podem ser encaminhadas para a CGR: https://cgr.ufpr.br/portal/sei/ .
Com informações da Comunicação Prograd